Les entretiens de recrutement : méthodologie & approche

Le succès d’un recrutement repose largement sur la qualité des entretiens avec les candidats. Bien que l’instinct et les talents d’improvisation puissent suffire à certains recruteurs, l’expérience montre qu’une préparation méticuleuse et une conduite structurée des entretiens donnent les résultats les plus fiables.

Ces entretiens permettent au recruteur de vérifier que les compétences des candidats correspondent aux exigences du poste, d’identifier leurs éventuelles lacunes et de sélectionner les meilleurs profils. Quant aux candidats non retenus, ils conserveront une impression positive d’un processus professionnel et équitable ; la réputation de l’organisation et sa marque employeur s’en trouveront renforcées.

Trois phases doivent être considérées pour des entretiens de recrutement de qualité: leur préparation, leur conduite et leur suivi.

I. La préparation de l’entretien de recrutement

L’offre d’emploi a été diffusée depuis un moment, les compétences et qualités recherchées ont été bien définies, les valeurs de l’organisation clairement identifiées et les expériences et formations requises précisées.

Les candidats vont maintenant se présenter.

Il est temps de préparer les questions à poser, des études de cas et une grille d’évaluation.

1- Les questions

1.1 – Questions spécifiques à chaque candidat

Des questions spécifiques seront préparées à l’intention de chaque candidat, afin de comprendre les particularités de leur parcours. Elle se baseront sur les informations tirées des CV. Ces questions, généralement posées en début d’entretien, permettront de clarifier et d’approfondir les expériences, compétences et réalisations qui y sont mentionnées.

Analyse des expériences professionnelles

Il s’agira de faire le lien entre les expériences passées du candidat et les exigences du poste.

Exemples de questions :

• « Pouvez-vous détailler les principales responsabilités que vous aviez dans votre poste précédent et comment elles se rapportent au poste à pourvoir ? »
• « Quelles tâches particulières avez-vous accomplies qui vous semblent les plus pertinentes pour ce poste ? »
• « Dans votre précédent poste, pouvez-vous décrire un projet spécifique que vous avez dirigé et les résultats obtenus ? »
• « Comment avez-vous appliqué votre expertise en (domaine) pour améliorer les processus ou les méthodes de votre ancien employeur ? »

Évaluation des compétences transférables

Identifiez comment les compétences acquises dans des postes précédents peuvent être appliquées au nouvel emploi.

Exemples de questions :

• « Vous mentionnez une compétence en (domaine) sur votre CV. Pouvez-vous décrire un exemple précis où vous l’avez utilisée ? »
• « Comment avez-vous perfectionné cette compétence et comment l’utilisez-vous actuellement ? »
• « Pouvez-vous raconter une situation où cette compétence a été déterminante pour résoudre un problème ? »
• « A votre avis, de quelle manière vos compétences en (domaine) peuvent-elles être bénéfiques pour notre entreprise ? »

Vérification des incohérences

Le CV peut laisser apparaitre des périodes d’inactivité ou des changements fréquents de poste. Les vides et incohérences doivent être clarifiés.

Exemples de questions :

• « J’ai noté une période d’inactivité entre (…) et (…). Pouvez-vous me dire ce que vous faisiez durant cette période ? »
• « Vous avez occupé plusieurs postes ces dernières années. Quelles étaient les principales raisons de ces changements ? »
• « Pouvez-vous expliquer les compétences que vous avez développées pendant vos périodes d’inactivité ? »
• « Quelles motivations ont guidé vos fréquents changements de poste ? »

Recherche des éventuelles informations non mentionnées dans le CV

Le candidat a pu omettre de mentionner des éléments importants dans son CV. Il peut être judicieux de l’inviter à fournir des informations supplémentaires.

Exemples de questions :

• « Y a-t-il des expériences ou des compétences importantes que vous n’avez pas mentionnées dans votre CV et qui pourraient être pertinentes pour le poste ? »
• « Pouvez-vous parler d’une réalisation professionnelle dont vous êtes fier mais que vous n’avez pas incluse dans votre CV ? »

1.2 – Questions à poser à tous les candidats

Après avoir exploré le parcours individuel du candidat grâce à des questions spécifiques, le recruteur lui posera une série de questions qui seront communes à tous les candidats.

Les questions standardisées présentent plusieurs avantages :

• minimisation des biais : juger tous les candidats selon les mêmes critères assure la cohérence et l’équité.
• facilitation de la prise de notes : comparer les réponses devient plus simple, permettant des décisions plus éclairées.
• perfectionnement continu : analyser les réponses à des questions standardisées aide à affiner et améliorer les questions pour les futurs entretiens.

Questions techniques

On pensera bien évidemment aux questions qui ciblent directement les compétences techniques nécessaires pour le poste.

Exemples de questions :

1. « Pouvez-vous expliquer un cas complexe que vous avez géré et la solution que vous avez mise en place ? »
2. « Comment traiteriez-vous une clause ambiguë dans un contrat ? »
3. « Décrivez un projet technique que vous avez mené de bout en bout et les résultats obtenus. »
4. « Quels outils et méthodes utilisez-vous pour garantir la qualité de votre travail en (domaine) ? »

Questions comportementales

Ces questions permettent de comprendre comment le candidat a réagi dans des situations passées et donc, d’anticiper son comportement futur.

Exemples :

1. « Décrivez une situation où vous avez dû gérer un conflit entre des membres de votre équipe. »
2. « Parlez-moi d’un projet complexe que vous avez dirigé. »
3. « Pouvez-vous me donner un exemple d’une fois où vous avez dû prendre l’initiative pour résoudre un problème inattendu ? »

Questions situationnelles

Les questions situationnelles font appel à l’imagination du candidat, invité à expliquer comment il régirait dans certaines situations spécifiques. Elles servent à évaluer la capacité du candidat à résoudre des problèmes et à gérer des défis professionnels.

Exemples de questions :

1. « Imaginez que vous devez résoudre un conflit au sein de votre équipe. Comment aborderiez-vous la situation pour parvenir à une solution constructive ? »
2. « Supposons que vous êtes responsable d’un projet complexe avec des délais serrés et des ressources limitées. Comment prioriseriez-vous les tâches et géreriez-vous les attentes des parties prenantes pour mener le projet à bien ? »
3. « Imaginez que vous découvriez une clause ambiguë dans un contrat important peu de temps avant sa signature. Comment traiteriez-vous cette situation pour protéger les intérêts de votre client tout en respectant les délais impartis ? »

Questions sur les compétences interpersonnelles

Les compétences pour occuper un poste ne se limitent pas aux compétences académiques. Certaines sont davantage liées aux traits personnels du candidat et notamment, à sa capacité à travailler en équipe et avec les clients.

Exemples de questions :

1. « Décrivez une fois où vous avez dû persuader un collègue ou un client d’adopter votre point de vue. Comment avez-vous procédé ? »
2. « Pouvez-vous donner un exemple d’une situation où vous avez aidé un membre de votre équipe à améliorer ses performances ? »
3. « Comment vos collègues vous décriraient-ils en termes de collaboration et de contribution à l’équipe ? »

Questions sur la culture d’entreprise

Un recrutement pérenne implique une adéquation du candidat avec la culture de l’organisation qui l’emploie. On préparera donc des questions afin de déterminer si le candidat partage les valeurs de l’entreprise.

Exemples de questions :

1. « Comment adaptez-vous votre style de travail à celui de l’équipe qui vous entoure ? »
2. « Quelles valeurs sont importantes pour vous sur votre lieu de travail ? »
3. « Comment vous assurez-vous que vos actions sont alignées avec les valeurs de l’entreprise ? »

2 – Les études de cas

Traditionnellement axés sur les questions et réponses, les entretiens peuvent être enrichis par des études de cas. Ce complément méthodologique permet une évaluation plus approfondie des compétences pratiques des candidats, en simulant des situations réelles ou imaginaires. Les études de cas mettent en lumière leur capacité à résoudre des problèmes concrets, en lien direct avec les responsabilités du poste.

On veillera à concevoir des études de cas adaptées à la durée de l’entretien, qui permettent une évaluation complémentaire mais sans compromettre la qualité de l’interaction.

2.1 Conseils pour préparer les études de cas

• Définissez clairement les objectifs de l’étude de cas en fonction des compétences et aptitudes recherchées pour le poste.
• Choisissez des scénarios pertinents et réalistes, directement liés aux responsabilités du poste.
• Assurez-vous que les instructions sont claires et compréhensibles pour les candidats.
• Prévoyez des critères d’évaluation objectifs pour évaluer leurs performances.
• Réservez du temps pour discuter des résultats de l’étude de cas avec les candidats, en leur donnant l’occasion d’expliquer leur approche et leurs décisions.

2.2 Exemples d’études de cas

Temps estimé à 15 minutes

Pour un(e) secrétaire juridique dans un cabinet d’avocat :

Étude de cas : révision de documents juridiques.
Tâche : examiner un ensemble de documents juridiques et identifier les erreurs potentielles ou les incohérences.
Objectif : évaluer la capacité du candidat à assurer la qualité et la précision des documents juridiques dans un environnement professionnel.

Pour un juriste en droit des contrats dans une entreprise :

Étude de cas : analyse d’un contrat de vente.
Tâche : examiner un projet de contrat de vente et identifier les clauses nécessitant une attention particulière pour protéger les intérêts de l’entreprise.
Objectif : évaluer la capacité du candidat à analyser les contrats, à identifier les risques potentiels pour l’entreprise et à formuler des recommandations juridiques pertinentes.

3 – La grille d’évaluation

Les grilles d’évaluation sont des outils indispensables pour évaluer les candidats.

3.1 Intérêt de la grille d’évaluation

Objectivité : la grille d’évaluation fournit des critères objectifs pour évaluer les candidats, réduisant ainsi les biais potentiels dans le processus de recrutement. Il n’y a pas de bons ou de mauvais critères. Les seuls critères qui vaillent sont ceux qui permettent d’évaluer les compétences et qualités du candidat pour un poste spécifique dans une entreprise donnée. Une liste de 8 à 10 critères parait raisonnable.

Identité des critères : la grille définit les compétences, comportements et qualifications à évaluer pour tous les candidats. Elle permet d’évaluer les candidats en comparant leurs performances respectives, et facilite donc la prise de décision.

Feedback : la grille d’évaluation offre une base pour fournir un feedback détaillé aux candidats.

3.2 Conseils pour préparer la grille d’évaluation

Identifiez les critères d’évaluation : déterminez les compétences, comportements et qualifications essentiels pour le poste. L’avis de vos collaborateurs pourrait être fort utile.

Définissez des échelles de notation claires : utilisez des échelles de notation simples pour évaluer chaque critère.

Soyez spécifique : décrivez chaque critère de manière spécifique et mesurable afin d’éviter toute ambiguïté lors de l’évaluation des candidats.

3.3 Exemple de grille d’évaluation

Grille d’évaluation pour un(e) assistant(e) juridique :

Critères d’évaluation :

• Compétences spécifiques (requises pour le poste)
• Expérience professionnelle (pertinentes pour le poste)
• Communication
• Adaptabilité et flexibilité
• Gestion du stress et des priorités
• Éthique de travail et professionnalisme
• Compatibilité avec les valeurs et la culture de l’entreprise
• Motivation et enthousiasme pour le poste et l’entreprise
• Capacité et volonté d’apprendre et de se développer professionnellement
• Diplômes et certifications pertinents

Échelle de notation :

1. Insuffisant
2. En développement
3. Satisfaisant
4. Très bon
5. Excellent

II. La conduite de l’entretien de recrutement

Voici les aspects essentiels à considérer.

2.1 Accueil du candidat

L’accueil du candidat, c’est la première impression qu’il se fera de l’entreprise. Le saluer avec une attitude amicale, lui offrir une boisson et engager une courte conversation informelle aidera à détendre l’atmosphère et facilitera un échange naturel et productif. Le recruteur devrait se présenter, mentionner brièvement son rôle et quelques éléments de son parcours pour établir un lien personnel.

Expliquez le déroulement de l’entretien et son objectif, sa durée prévisible, les personnes qu’il rencontrera et les étapes à suivre. Montrez lui de l’intérêt dès les premières minutes, en posant des questions ouvertes et en pratiquant une écoute active.

L’espace d’entretien doit être bien éclairé et confortable pour minimiser les distractions et être propice à une conversation fluide et ininterrompue. Une horloge visible de tous serait un plus.

Tout cela n’est pas uniquement question de politesse : pour évaluer efficacement les compétences d’un candidat et son adéquation au poste, le candidat doit être à l’aise. Le stress peut fausser l’évaluation en perturbant sa performance et rendre très difficile l’appréciation de ses compétences.

De façon générale, vous veillerez donc au maintien de l’estime de soi du candidat ; faite preuve d’empathie pour vous mettre à sa place et gérez les questions difficiles avec douceur.

2.2 Enchaînement des questions

Les questions à poser lors de l’entretien ont été soigneusement préparées en amont. Un enchaînement judicieux de ces questions vous fera économiser du temps.

Questions spécifiques : en début d’entretien, posez les questions basées sur le CV du candidat pour comprendre son parcours et ses compétences particulières.

Exemple : « Pouvez-vous détailler les principales responsabilités que vous aviez dans votre poste précédent et comment elles se rapportent au poste à pourvoir ? »

Questions générales : après avoir obtenu des informations détaillées sur son parcours, posez lui des questions générales qui seront posées à tous les candidats. Cela permettra de comparer les candidats sur des critères communs.

Exemple : « Pouvez-vous décrire un cas complexe que vous avez géré et comment vous l’avez résolu ? »

Flexibilité et adaptation : adaptez l’ordre des questions selon les besoins spécifiques du poste et le profil du candidat. Par exemple, si les compétences techniques sont les plus déterminantes, commencez par des questions techniques.

2.3 Observation et écoute active

Pour avoir une bonne compréhension des réponses du candidat dans un temps aussi court que celui d’un entretien, pratiquez une écoute active. Observez ses comportements non-verbaux et para-verbaux, tels que les expressions faciales et le langage corporel.

Maintenez un contact visuel et montrez votre intérêt par des gestes d’encouragement ; cela aidera le candidat à se sentir entendu et respecté.

Prenez discrètement des notes, sans interrompre le flux de la conversation.

2.4 Techniques de gestion des réponses imprécises

Il est fréquent d’entendre des réponses évasives ou imprécises lors des entretiens. Dans cette situation, utilisez des techniques de relance, reformulez les questions, utilisez des questions ouvertes ou reposez les différemment. Donnez au candidat le temps de réfléchir avant de répondre. La méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultats) est particulièrement utile pour évaluer la complétude des réponses.

Le cas échéant, vous pouvez expliquer la raison pour laquelle vous posez une question spécifique (technique de la « justification préalable« ). Cela aidera le candidat à comprendre l’importance de la question et l’incitera à fournir une réponse plus complète.

2.5 Ouverture du dialogue

Un entretien de recrutement ne doit en aucun cas être un monologue du recruteur. Il est important de créer un échange bidirectionnel en encourageant le candidat à poser des questions et à exprimer ses attentes. Invitez le candidat à partager des exemples de ses réussites, posez lui des questions sur ses attentes et discutez des valeurs et de la culture de l’entreprise.

Le recruteur doit parler environ 20 % du temps. Le candidat, 80 %.

III. le suivi de l’entretien de recrutement

3.1 Évaluation des candidats

L’évaluation des candidats se fait rapidement après l’entretien. Voici quelques conseils pratiques pour optimiser le processus :

Prenez des notes immédiatement après l’entretien : notez les réponses et les comportements des candidats juste après l’entretien (en complément des notes prises au cours de l’entretien). Cela permet de préserver l’authenticité des impressions que vous avez eues lors de l’échange et d’éviter les biais de la mémorisation.

Utilisez la grille d’évaluation : utilisez la grille d’évaluation standardisée que vous avez préparée. Celle-ci comporte une liste des critères importants, et une échelle de notation pour chaque critère. Vous procéderez à cette évaluation dans les 24 à 48 heures suivant l’entretien, quand vos souvenirs sont encore frais et précis.

Évaluez les candidats sur la base de cette grille : comparez les candidats sur la base de la grille d’évaluation plutôt qu’en les comparant entre eux. Il s’agit d’apprécier les compétences et qualités d’individus pour un poste donné, et non de juger des individus. Cette approche centrée sur le poste permet de rester aligné avec les besoins de l’entreprise​.

Évitez les biais cognitifs : soyez conscient des biais cognitifs qui peuvent affecter votre évaluation :

1. effet de halo : tendance à laisser une impression générale, positive ou négative, influencer l’évaluation de caractéristiques spécifiques du candidat. Par exemple, un candidat souriant peut être perçu comme plus compétent.
2. effet de sympathie : confondre la sympathie personnelle pour un candidat avec sa compétence professionnelle. Un candidat qui est agréable peut être évalué plus favorablement même s’il n’a pas toutes les compétences requises.
3. effet physique : attribuer des compétences ou des incompétences basées sur l’apparence physique d’un candidat. Par exemple, une personne bien habillée peut être perçue comme plus professionnelle.
4. effet de contraste : évaluer un candidat en fonction de la performance du candidat précédent. Un candidat moyen peut sembler exceptionnel s’il suit un candidat très faible, et vice versa​.

Dans la mesure du possible, impliquez des collaborateurs, discutez de vos impressions et de vos doutes. Une discussion collective après les entretiens permettra de réduire vos biais personnels.

3.2 Communication des résultats

Communiquer les résultats de manière transparente et respectueuse est essentiel pour maintenir une bonne image de l’entreprise et une expérience positive pour les candidats.

Rapidité : informez les candidats des résultats de leur entretien rapidement. Un retour dans un délai de 7 jours maximum témoignera de votre respect pour le temps et l’effort des candidats. Il permettra également de maintenir leur engagement envers l’entreprise et de les conserver comme candidats potentiels pour de futurs offres.

Personnalisation : personnalisez vos réponses aux candidats, qu’il s’agisse d’une acceptation, d’un rejet ou d’une « mise en réserve ». La personnalisation démontre une attention particulière portée à chaque candidat. Elle renforcera leur perception positive de votre processus de recrutement​.

Clarté et respect : fournissez des explications claires sur les raisons de votre décision. Si vous rejetez un candidat, expliquez les raisons de ce refus et proposez des suggestions d’amélioration pour l’aider à progresser. Un feedback constructif peut transformer une expérience négative en une opportunité de croissance pour le candidat​.

Suivi des candidats prometteurs : constituez, avec leur accord, une base de données des candidats prometteurs. Maintenez le contact avec eux et informez-les des nouvelles ouvertures de postes. Cela permet de créer un vivier de talents pour des besoins futurs et montre aux candidats que vous considérez leur potentiel même s’ils n’ont pas été retenus cette fois-ci​.

L’importance des entretiens de recrutement ne doit pas être sous-estimée.

80% des candidats considèrent l’expérience globale de recrutement comme un facteur déterminant pour accepter un poste. À l’inverse, une mauvaise expérience de recrutement peut dissuader 60% des candidats de postuler à nouveau dans la même entreprise.

Des entretiens de recrutement de qualité, bien préparés, conduits et suivis, ont leurs récompenses : des collaborateurs compétents et une marque employeur renforcée.